Stellen- und Rollenklassifizierung: Die Grundlage für Entgelttransparenz

Woher wissen Sie, ob zwei Mitarbeitende gleichwertige Arbeit leisten? Und verfügt Ihr Unternehmen über die notwendigen Daten, um dies zu dokumentieren?

Mit der EU-Entgelttransparenzrichtlinie wird es immer wichtiger, einen klaren Überblick über die Tätigkeiten, Verantwortungsbereiche und organisatorischen Rollen der Mitarbeitenden zu haben. Für viele Unternehmen besteht die größte Herausforderung jedoch nicht unbedingt darin, Gehälter zu vergleichen, sondern zunächst festzustellen, welche Mitarbeitenden überhaupt miteinander verglichen werden sollten.

Hier können Workforce-Daten eine wichtige Grundlage bilden. Mit einem besseren Überblick über Mitarbeitende, Tätigkeiten und Organisationsstrukturen wird es einfacher, die ersten Schritte hin zu einer systematischen Stellen- und Rollenklassifizierung zu unternehmen.

Entgelttransparenz beginnt damit, die Arbeit der Mitarbeitenden zu verstehen

Wenn wir über Entgelttransparenz sprechen, liegt der Fokus häufig auf den Entgeltunterschieden zwischen Frauen und Männern. Bevor Unternehmen jedoch Gehälter vergleichen können, müssen sie eine grundlegende Frage beantworten:

Dies ist eines der zentralen Prinzipien der EU-Entgelttransparenzrichtlinie. Unternehmen müssen Arbeit anhand objektiver und geschlechtsneutraler Kriterien bewerten und vergleichen können.

Das bedeutet, dass es nicht unbedingt ausreicht, Mitarbeitende mit derselben Stellenbezeichnung miteinander zu vergleichen. Zwei Mitarbeitende mit unterschiedlichen Stellenbezeichnungen können gleichwertige Arbeit leisten, während Mitarbeitende mit derselben Bezeichnung unterschiedliche Aufgaben und Verantwortungsbereiche haben können.

Deshalb sollten Sie bereits jetzt prüfen, welche Informationen Ihnen über die Rollen Ihrer Mitarbeitenden vorliegen und wo noch Dokumentationslücken bestehen.

Mit Timegrip können Sie beispielsweise wichtige Workforce-Daten zusammenführen, die Ihnen dabei helfen, einen besseren Überblick zu gewinnen. Informationen über die organisatorische Zuordnung, Arbeitszeiten und erfasste Tätigkeiten der Mitarbeitenden können besonders relevant sein, wenn Sie die Arbeitsorganisation in Ihrem Unternehmen analysieren möchten.

Dies stellt für sich genommen noch keine vollständige Stellenklassifizierung dar, schafft jedoch eine bessere Datengrundlage für die weiteren Schritte.

Was ist Stellen- und Rollenklassifizierung?

Bei der Stellen- und Rollenklassifizierung geht es darum, eine systematische Struktur für die verschiedenen Positionen und Tätigkeiten innerhalb eines Unternehmens zu schaffen.

Ziel ist es, zu ermitteln, welche Mitarbeitenden vergleichbare Arbeit leisten und wie unterschiedliche Rollen im Verhältnis zueinander bewertet werden sollten.

Dazu müssen Sie unter anderem folgende Aspekte untersuchen:

• Arbeitsaufgaben: Welche Aufgaben übernimmt die betreffende Person im Arbeitsalltag?
• Verantwortung: Welche Verantwortungsbereiche sind mit der Position verbunden?
• Kompetenzen: Welche fachlichen Qualifikationen und Fähigkeiten erfordert die Tätigkeit?
• Belastung: Welche körperlichen, psychischen oder sonstigen arbeitsbezogenen Belastungen bringt die Position mit sich?
• Arbeitsbedingungen: Unter welchen Bedingungen wird die Arbeit ausgeführt?

Diese Informationen sollen die Grundlage für eine objektive Bewertung der Arbeit bilden.

Doch wo beginnt man, wenn ein Unternehmen Hunderte von Mitarbeitenden in verschiedenen Abteilungen, an unterschiedlichen Standorten und mit zahlreichen Tätigkeitsbereichen beschäftigt?

Ein sinnvoller erster Schritt besteht darin, die bereits verfügbaren Mitarbeiterdaten zu überprüfen.

Hier kann Timegrip Workforce-Daten bereitstellen, die Einblicke in die Organisation der Mitarbeitenden und ihrer Arbeitszeiten ermöglichen. Diese Informationen können mit den unternehmenseigenen Stellenbeschreibungen und Kompetenzanforderungen abgeglichen werden, sodass die Stellenklassifizierung nicht bei null beginnen muss.

So beginnen Sie mit der Stellen- und Rollenklassifizierung

Die Stellen- und Rollenklassifizierung kann zunächst wie eine umfangreiche Aufgabe erscheinen. Der Prozess wird jedoch übersichtlicher, wenn er in konkrete Schritte unterteilt wird.

Es ist besonders vorteilhaft, diese Klassifizierungen frühzeitig vorzunehmen, damit Sie auf die Umsetzung der Entgelttransparenzrichtlinie am 1. März 2027 vorbereitet sind.

1. Verschaffen Sie sich einen Überblick über Mitarbeitende und organisatorische Rollen

Der erste Schritt besteht darin, sich einen Überblick über die Verteilung der Mitarbeitenden innerhalb des Unternehmens zu verschaffen.

In welchen Abteilungen arbeiten sie? Welchen Tätigkeitsbereichen sind sie zugeordnet? Und wie sind die Mitarbeitenden über verschiedene Standorte hinweg organisiert?

Mit Workforce-Daten verfügen Sie über eine bessere Ausgangsbasis, um bestehende Mitarbeitergruppen zu identifizieren und zu untersuchen, ob Unterschiede zwischen der formalen Organisationsstruktur und den tatsächlich ausgeübten Tätigkeiten bestehen.

2. Dokumentieren Sie die tatsächlichen Tätigkeiten Ihrer Mitarbeitenden

Sobald die Organisationsstruktur erfasst ist, besteht der nächste Schritt darin, die einzelnen Tätigkeitsbereiche zu beschreiben.

Denn eine Stellenbezeichnung allein sagt nicht unbedingt alles über die tatsächliche Arbeit aus.

Stellen Sie sich zwei Mitarbeitende vor, die beide als Verkaufsmitarbeitende beschäftigt sind. Eine Person ist hauptsächlich für die Kundenbetreuung zuständig, während die andere zusätzlich die Warenbestellung, die

Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen sowie die tägliche Koordination übernimmt.

Obwohl beide dieselbe Stellenbezeichnung haben, können sich ihre Aufgaben und Verantwortungsbereiche unterscheiden. Diese Unterschiede müssen bei der Bewertung berücksichtigt werden.

Deshalb ist es wichtig, Informationen über die organisatorischen Rollen der Mitarbeitenden mit einer konkreten Beschreibung ihrer tatsächlichen Aufgaben zu kombinieren.

Dabei sollten insbesondere Daten zu erfassten Tätigkeiten, Arbeitszeiten, organisatorischer Zuordnung, Kompetenzen, Verantwortungsbereichen und Arbeitsbedingungen berücksichtigt werden.

3. Gruppieren Sie Mitarbeitende anhand objektiver Kriterien

Sobald die Tätigkeiten beschrieben sind, können Sie damit beginnen, die Mitarbeitergruppen festzulegen, die als Grundlage für Entgeltvergleiche dienen sollen. Dabei ist es wichtig, dass diese Gruppen nicht ausschließlich anhand von Stellenbezeichnungen, Abteilungen oder organisatorischer Zuordnung gebildet werden.

Gemäß der Entgelttransparenzrichtlinie müssen Vergleiche auf gleicher oder gleichwertiger Arbeit basieren. Deshalb muss Ihr Unternehmen objektive und geschlechtsneutrale Kriterien anwenden, um zu beurteilen, welche Tätigkeiten miteinander vergleichbar sind.

Die über Timegrip verfügbaren Workforce-Daten können dabei helfen, relevante Mitarbeitergruppen zu identifizieren und zu strukturieren.

Die eigentliche Bewertung, welche Tätigkeiten gleichwertig sind, muss jedoch anhand der Stellenbewertungsmethode Ihres Unternehmens erfolgen.

4. Verknüpfen Sie Workforce-Daten mit Entgeltdaten

Sobald die Mitarbeitergruppen definiert sind, besteht der nächste Schritt darin, diese mit den Entgeltinformationen Ihres Unternehmens zu verknüpfen.

Hier wird die Bedeutung der Stellen- und Rollenklassifizierung für die Entgelttransparenz besonders deutlich.

Denn wenn Sie nicht wissen, welche Mitarbeitenden vergleichbare Arbeit leisten, wird es schwierig, aussagekräftige Entgeltanalysen durchzuführen.

Timegrip kann Workforce-Daten bereitstellen, darunter relevante Mitarbeiterinformationen und erfasste Arbeitszeiten, die in die gesamte Datengrundlage Ihres Unternehmens einfließen können.

Werden diese Informationen mit Entgeltdaten aus Ihren anderen Systemen kombiniert, können Sie Entgeltvergleiche innerhalb der definierten Mitarbeitergruppen durchführen.

Die Rolle von Timegrip bei der Entgelttransparenz

Durch einen systematischen Umgang mit Einsatzplanung, Zeiterfassung und Mitarbeiterinformationen können Sie einen besseren Überblick über einen Teil der Daten gewinnen, die für Ihre gesamte Dokumentation zur Entgelttransparenz relevant sind.

Timegrip bietet außerdem leistungsstarke Integrationen mit Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemen, die es erleichtern, Workforce-Daten mit Entgeltinformationen zu verknüpfen.

Dadurch können relevante Informationen zwischen den Systemen übertragen werden, sodass der Aufwand für die Datenverwaltung reduziert und das Fehlerrisiko minimiert wird. Dies schafft eine einheitlichere Datengrundlage für Entgeltanalysen und die dazugehörige Dokumentation.

Mit Timegrip profitieren Sie unter anderem von:

• Besserem organisatorischem Überblick: Behalten Sie den Überblick über Mitarbeitende in verschiedenen Abteilungen, an unterschiedlichen Standorten und in unterschiedlichen Tätigkeitsbereichen.
• Einheitlicheren Mitarbeiterdaten: Schaffen Sie eine klare Struktur für Informationen zu Arbeitszeiten und organisatorischer Zuordnung.
• Einer besseren Grundlage für Mitarbeitergruppen: Nutzen Sie Workforce-Daten, um Mitarbeitergruppen für Entgeltvergleiche zu identifizieren und aktuell zu halten.
• Leistungsstarken Integrationen mit Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemen: Verbessern Sie die Verbindung zwischen Workforce-Daten und Entgeltdaten und reduzieren Sie manuelle Datenübertragungen zwischen verschiedenen Systemen.
• Einer besseren Grundlage für Entgeltanalysen: Kombinieren Sie relevante Mitarbeiterinformationen mit Entgeltdaten, um Entgeltunterschiede systematischer untersuchen und dokumentieren zu können.

Das bedeutet nicht, dass Workforce-Daten allein nachweisen können, ob zwei Tätigkeiten gleichwertig sind.

Wenn Mitarbeiterdaten jedoch strukturiert vorliegen und Workforce Management mit Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemen verknüpft ist, verfügt Ihr Unternehmen über eine bessere Grundlage, um die erforderlichen Bewertungen durchzuführen und zu dokumentieren.

Mit Timegrip geht es daher nicht nur darum, Einsatzplanung und Arbeitszeiten im Blick zu behalten, sondern auch darum, eine zuverlässige Datengrundlage zu schaffen, die Sie bei der Umsetzung der Entgelttransparenz unterstützt.

Stellenklassifizierung ist keine einmalige Aufgabe

Die Organisationsstruktur eines Unternehmens bleibt selten unverändert. Mitarbeitende wechseln ihre Rollen, übernehmen neue Verantwortungsbereiche oder wechseln zwischen Abteilungen. Neue Positionen entstehen, während sich andere verändern.

Deshalb reicht es nicht aus, eine Stellen- und Rollenklassifizierung einmal durchzuführen und die Aufgabe anschließend als abgeschlossen zu betrachten.

Sie sollten einen festen Prozess etablieren, um Ihre Mitarbeitergruppen regelmäßig zu aktualisieren und sicherzustellen, dass diese weiterhin die tatsächlich ausgeübten Tätigkeiten widerspiegeln.

Hier spielt die Qualität Ihrer Workforce-Daten eine wichtige Rolle.

Mit Timegrip können Sie relevante Mitarbeiterinformationen kontinuierlich erfassen und pflegen. Dadurch kann die organisatorische Datengrundlage aktuell gehalten werden, wenn Mitarbeitende die Abteilung wechseln oder sich ihre erfassten Tätigkeiten ändern.

Gleichzeitig sollten Sie festlegen, wer dafür verantwortlich ist, Stellenbeschreibungen zu überprüfen und die Klassifizierung der Mitarbeitenden zu aktualisieren, wenn sich deren Aufgaben oder Verantwortungsbereiche verändern.

Auf diese Weise wird die Stellen- und Rollenklassifizierung zu einem kontinuierlichen Bestandteil Ihres Mitarbeiterdatenmanagements, anstatt lediglich eine einmalige Aufgabe im Zusammenhang mit der Umsetzung der Entgelttransparenzrichtlinie zu sein.

Beginnen Sie mit den Daten, die Ihnen bereits zur Verfügung stehen

Bei Timegrip unterstützen wir Unternehmen dabei, durch Workforce Management einen besseren Überblick über ihre Mitarbeitenden zu gewinnen. Dazu gehören Einsatzplanung, Zeiterfassung und die Verwaltung relevanter Mitarbeiterinformationen.

Diese Workforce-Daten bilden einen wichtigen Teil der Grundlage für die Umsetzung der Entgelttransparenzrichtlinie.

Sind Sie unsicher, welche Mitarbeiterdaten Ihnen bereits zur Verfügung stehen und wie diese Sie bei der Entgelttransparenz unterstützen können?

Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Gespräch darüber, wie unsere Workforce-Management-Lösungen zu einer besseren Datengrundlage in Ihrem Unternehmen beitragen können.