Alles, was Sie über Entgelttransparenz wissen sollten

Dürfen Sie eine Kollegin oder einen Kollegen nach dem Gehalt fragen? Muss das Gehalt in einer Stellenanzeige stehen? Und bedeutet Entgelttransparenz, dass alle mit derselben Berufsbezeichnung gleich viel verdienen müssen? Entgelttransparenz wirft viele Fragen auf – bei Beschäftigten ebenso wie bei Führungskräften und in der Personalabteilung. Deshalb haben wir Antworten auf Fragen zusammengestellt, die entstehen können, wenn Gehälter und ihre Festlegung am Arbeitsplatz stärker in den Blick rücken.

 

Was bedeutet Entgelttransparenz?

Entgelttransparenz soll nachvollziehbarer machen, wie Gehälter festgelegt werden und welche Faktoren Unterschiede beim Entgelt erklären können. Die EU-Richtlinie soll Beschäftigten helfen, geschlechtsbedingte Benachteiligungen bei der Bezahlung leichter zu erkennen und dagegen vorzugehen.

 

 

Sind Entgelttransparenz und Entgeltgleichheit dasselbe?

Nein. Entgeltgleichheit bedeutet, dass Frauen und Männer für gleiche oder gleichwertige Arbeit gleich bezahlt werden müssen. Entgelttransparenz hilft dabei zu überprüfen, ob dieser Grundsatz eingehalten wird. Der Anspruch auf gleiches Entgelt für gleiche oder gleichwertige Arbeit ist bereits im geltenden Entgelttransparenzgesetz verankert.

 

 

Bedeutet das, dass alle mein Gehalt sehen können?

Nein. Weder der bestehende Auskunftsanspruch noch die EU-Richtlinie geben allen Beschäftigten pauschal Zugang zu den Gehaltsabrechnungen namentlich genannter Kolleginnen und Kollegen. Nach geltendem Recht können Beschäftigte in Betrieben mit mehr als 200 Beschäftigten unter bestimmten Voraussetzungen Auskunft über die Kriterien der Entgeltfestlegung und das Entgelt für eine gleiche oder gleichwertige Tätigkeit verlangen. Die EU-Richtlinie sieht weitergehende Informationen vor, unter anderem zu durchschnittlichen Entgelthöhen, aufgeschlüsselt nach Geschlecht. Wie diese neuen Ansprüche konkret ausgestaltet werden, hängt von der gesetzlichen Umsetzung ab.

 

 

Darf ich meinen Kolleginnen und Kollegen sagen, was ich verdiene?

Ja, Sie können mit Kolleginnen und Kollegen über Ihr eigenes Gehalt sprechen. Sie dürfen auch nach deren Gehalt fragen. Ob jemand darauf antworten möchte, entscheidet die Person selbst. Ein freiwilliges Gespräch ist etwas anderes als der gesetzliche Auskunftsanspruch gegenüber dem Arbeitgeber. Dieser ist an bestimmte Voraussetzungen geknüpft und verschafft keinen allgemeinen Anspruch auf die Gehaltsabrechnung einer bestimmten Kollegin oder eines bestimmten Kollegen.

 

 

Müssen Beschäftigte mit derselben Berufsbezeichnung gleich viel verdienen?

Nicht unbedingt. Eine Berufsbezeichnung sagt nicht immer alles über Aufgaben, Verantwortung und die Anforderungen einer Stelle aus. Unterschiede beim Entgelt können sachlich begründet sein. Sie dürfen jedoch nicht auf dem Geschlecht beruhen. Zwei Projektleitungen können beispielsweise unterschiedliche Verantwortungsbereiche haben. Wer einen Gehaltsunterschied erklären will, muss deshalb die konkrete Arbeit und die angewandten Entgeltkriterien betrachten.

 

 

Können unterschiedliche Tätigkeiten gleichwertige Arbeit sein?

Ja. Vergleiche beschränken sich nicht auf identische Stellen. Auch Tätigkeiten mit unterschiedlichen Aufgaben können gleichwertig sein, wenn ihre Anforderungen insgesamt vergleichbar sind. Eine durchdachte Struktur für Stellenbeschreibungen und Tätigkeitsgruppen hilft Unternehmen dabei, solche Vergleiche nachvollziehbar vorzunehmen. Entscheidend sind die Anforderungen der Tätigkeit – nicht allein die Berufsbezeichnung.

 

 

Muss das Gehalt in jeder Stellenanzeige stehen?

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie sieht vor, dass Bewerberinnen und Bewerber Informationen über das Einstiegsentgelt oder eine Entgeltspanne erhalten. Diese Angaben müssen nicht zwingend bereits in der Stellenanzeige stehen, sollen aber rechtzeitig vor der Gehaltsverhandlung vorliegen.

Diese neue Informationspflicht ist bislang nicht als allgemeine Regel in deutsches Recht umgesetzt. Eine Gehaltsspanne in der Anzeige kann trotzdem helfen, Erwartungen früh im Bewerbungsprozess abzugleichen. 

 

 

Darf ein Arbeitgeber fragen, was ich in meinem vorherigen Job verdient habe?

Die EU-Richtlinie sieht vor, dass Arbeitgeber Bewerberinnen und Bewerber nicht nach ihrer Entgeltentwicklung in früheren oder bestehenden Arbeitsverhältnissen fragen dürfen. Diese Vorgabe sollte derzeit nicht als bereits geltendes neues deutsches Verbot dargestellt werden. Im Bewerbungsgespräch kann stattdessen über die Entgeltspanne der ausgeschriebenen Stelle, die Qualifikationen der Bewerberin oder des Bewerbers und die Anforderungen der Tätigkeit gesprochen werden.

 

 

Kann ich weiterhin über mein Gehalt verhandeln?

Ja. Entgelttransparenz schafft individuelle Gehaltsverhandlungen nicht ab. Die Entgeltfestlegung muss aber den Grundsatz der Entgeltgleichheit beachten. Unterschiede zwischen Frauen und Männern bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit müssen sich anhand sachlicher Kriterien erklären lassen. Bereiten Sie sich auf ein Gehaltsgespräch am besten mit konkreten Beispielen für Ihre Aufgaben, Ergebnisse und Veränderungen Ihres Verantwortungsbereichs vor.

 

 

Wie schnell muss ein Unternehmen auf eine Anfrage zu Entgeltinformationen antworten?

Hier müssen die bestehenden und die geplanten Ansprüche auseinandergehalten werden. Für den geltenden individuellen Auskunftsanspruch nach dem Entgelttransparenzgesetz sieht das Verfahren bei nicht tarifgebundenen und nicht tarifanwendenden Arbeitgebern grundsätzlich eine Antwort innerhalb von drei Monaten nach Eingang des Auskunftsverlangens vor. Die im ursprünglichen Text genannte Frist von zwei Monaten sollte daher nicht als allgemeine geltende Frist übernommen werden. Legen Sie fest, wer Anfragen entgegennimmt, die erforderlichen Angaben zusammenträgt und die Antwort koordiniert.

 

 

Betrifft Entgelttransparenz nur große Unternehmen?

Nein. Der Grundsatz, Frauen und Männer für gleiche oder gleichwertige Arbeit gleich zu bezahlen, hängt nicht von der Unternehmensgröße ab. Einige Transparenzpflichten sind jedoch an Schwellenwerte gebunden.

Nach dem geltenden Entgelttransparenzgesetz besteht der individuelle Auskunftsanspruch grundsätzlich in Betrieben mit mehr als 200 Beschäftigten. Für bestimmte berichtspflichtige Arbeitgeber mit mehr als 500 Beschäftigten gelten außerdem Vorgaben zur Berichterstattung über Gleichstellung und Entgeltgleichheit. Die EU-Richtlinie sieht darüber hinaus eine gestaffelte Entgeltberichterstattung für Arbeitgeber mit mindestens 100 Beschäftigten vor. Für die neuen Pflichten ist die nationale Umsetzung maßgeblich.

 

Wann treten die neuen Regeln in Kraft?

Die Frist zur Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie endete am 7. Juni 2026. Die erforderlichen neuen gesetzlichen Regeln sind bislang nicht verabschiedet. Ein verbindlicher Termin für ihr Inkrafttreten steht daher noch nicht fest. Für die praktische Planung sollten Unternehmen die bereits geltenden Vorgaben des Entgelttransparenzgesetzes einhalten und das weitere Gesetzgebungsverfahren verfolgen. Die abgelaufene EU-Frist ist kein bestätigtes Inkrafttretensdatum neuer nationaler Pflichten.

 

 

Bedeutet ein Entgeltunterschied von 5 Prozent automatisch einen Regelverstoß?

Nein. Ein Unterschied von 5 Prozent beweist für sich genommen keine Entgeltdiskriminierung.

Nach der EU-Richtlinie ist eine gemeinsame Entgeltbewertung vorgesehen, wenn drei Bedingungen zusammenkommen:

• Die Berichterstattung zeigt innerhalb einer Beschäftigtengruppe einen Unterschied von mindestens 5 Prozent zwischen dem durchschnittlichen Entgelt von Frauen und Männern.
• Der Unterschied lässt sich nicht durch objektive, geschlechtsneutrale Kriterien rechtfertigen.
• Der Unterschied wurde nicht innerhalb von sechs Monaten nach der Berichterstattung behoben.

 

Diese Vorgabe ist nicht mit einer allgemeinen Fünf-Prozent-Grenze im derzeit geltenden Entgelttransparenzgesetz gleichzusetzen.

 

 

Was kann ich tun, wenn ich mein Gehalt für ungerecht halte?

Bitten Sie zunächst um eine Erklärung, wie Ihr Gehalt festgelegt wurde. Fragen Sie nach den Kriterien für Ihre Stelle und danach, wie Ihre Aufgaben, Qualifikationen und Ihre Verantwortung berücksichtigt werden. Sammeln Sie relevante Unterlagen wie Gehaltsabrechnungen, Stellenbeschreibungen und Vereinbarungen über Zulagen. Wenn Sie eine Benachteiligung wegen Ihres Geschlechts vermuten, kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen auch der individuelle Auskunftsanspruch nach dem Entgelttransparenzgesetz relevant sein. Wenden Sie sich gegebenenfalls an den Betriebsrat, Ihre Gewerkschaft oder eine Beratungsstelle.

 

 

Wie vergleichen wir das Entgelt von Teilzeit- und Vollzeitbeschäftigten?

Das Monatsgehalt allein kann ein falsches Bild vermitteln, wenn Beschäftigte unterschiedlich viele Stunden arbeiten. Ein sinnvoller Ausgangspunkt ist ein Vergleich auf derselben Grundlage, beispielsweise anhand des Stundenentgelts. Berücksichtigen Sie dabei auch die einzelnen Entgeltbestandteile. Sonst besteht die Gefahr, Unterschiede bei der Arbeitszeit mit Unterschieden bei der Bezahlung zu verwechseln.

 

 

Was hat Zeiterfassung mit Entgelttransparenz zu tun?

Zeiterfassung kann helfen, den Zusammenhang zwischen geleisteter Arbeitszeit und ausgezahltem Entgelt zu erklären. Das ist beispielsweise relevant, wenn Überstunden oder Abend- und Wochenendarbeit zusätzlich vergütet werden. Erhalten zwei Beschäftigte unterschiedliche Beträge, können Angaben zu Arbeitsstunden und Zuschlägen helfen, die Ursachen zu untersuchen. Für einen aussagekräftigen Entgeltvergleich werden außerdem passende Daten aus dem HR- und dem Entgeltsystem benötigt.

 

 

Kann ein digitales System sicherstellen, dass wir die Regeln einhalten?

Ein System kann Daten zusammenführen, Unterschiede berechnen und die Dokumentation übersichtlicher machen. Die Organisation muss dennoch beurteilen, welche Tätigkeiten vergleichbar sind, welche Entgeltkriterien gelten und wie mögliche Probleme behoben werden sollen. Wählen Sie digitale Werkzeuge deshalb anhand der Aufgaben aus, die Sie tatsächlich lösen müssen. Prüfen Sie auch, ob Ihre bestehenden Systeme die benötigten Informationen bereitstellen können.

 

 

Wo sollten wir als Unternehmen anfangen?

Beginnen Sie mit drei Fragen:

• Können wir unsere Entgeltkriterien erklären?
• Können wir relevante Beschäftigtengruppen vergleichen?
• Finden wir die Daten, die wir dafür benötigen?

 

Die Antworten zeigen, wo Sie ansetzen sollten. Vielleicht fehlen aktuelle Stellenbeschreibungen, einheitliche Grundsätze für Zuschläge oder eine bessere Verbindung zwischen HR, Arbeitszeit und Entgeltabrechnung. Legen Sie anschließend fest, wer für Daten, Anfragen von Beschäftigten und die Nachverfolgung zuständig ist. So wird Entgelttransparenz zu einer konkreten Aufgabe, die sich im Arbeitsalltag systematisch bearbeiten lässt.

 

Wenn Sie professionelle Unterstützung und Beratung zur Entgelttransparenzrichtlinie wünschen, sprechen Sie uns an. Wir sind auf HR-Controlling, Arbeitszeitregelungen und Workforce Management spezialisiert. Rufen Sie uns an und erfahren Sie, wie unsere Systeme Sie unterstützen können.