Die häufigsten Fragen zur Zeiterfassung

Die Zeiterfassung ist seit mehr als zwei Jahren ein gesetzlich vorgeschriebener Bestandteil unseres Arbeitsalltags. Das bedeutet, dass wir alle in der einen oder anderen Form mit der Zeiterfassung vertraut sind. Das Gesetz schreibt jedoch keine allgemeingültige Struktur dafür vor, wie die Arbeitszeit zu erfassen ist. Daher kann die Zeiterfassung je nach der vom jeweiligen Arbeitsplatz bereitgestellten Lösung sehr unterschiedlich aussehen.

 

Da nicht an allen Arbeitsplätzen eine einheitliche Methode zur Zeiterfassung verwendet wird, können verständlicherweise weiterhin Fragen aufkommen. Diese können sich auf Vorschriften, bewährte Verfahren oder unterschiedliche Lösungen zur Zeiterfassung beziehen. Um Klarheit zu schaffen, haben wir hier die häufigsten Fragen zur Zeiterfassung zusammengestellt. So erhalten Sie einen besseren Überblick darüber, was Sie beachten müssen.

 

Worum geht es im Gesetz zur Zeiterfassung?

In Dänemark sind seit dem 1. Juli 2024 alle Unternehmen gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden zu dokumentieren und zu erfassen. Das bedeutet, dass alle Unternehmen mit Mitarbeitenden in Dänemark ein System oder eine Methode zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einführen müssen.

 

Ziel des Gesetzes ist es, Sie als Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer vor übermäßiger Arbeitsbelastung zu schützen, gesunde Arbeitsbedingungen sicherzustellen und die Einhaltung der Arbeitszeitvorschriften zu gewährleisten. Dazu gehören beispielsweise die Vorschriften zu Ruhezeiten und die 48-Stunden-Regel für die maximale durchschnittliche Wochenarbeitszeit.

 

Grundsätzlich muss das Unternehmen ein objektives, zuverlässiges und zugängliches System zur Zeiterfassung bereitstellen. Dieses muss außerdem die Anforderungen der DSGVO erfüllen.

 

Was muss ich erfassen?

Nach den gesetzlichen Bestimmungen müssen Sie Ihre tägliche Arbeitszeit Zeiterfassen, also die Gesamtzahl der Stunden, die Sie an einem Tag arbeiten. Kurze Telefonate und die Zeit, die Sie mit der Beantwortung von E-Mails verbringen – gegebenenfalls auch außerhalb Ihrer üblichen Arbeitszeiten – müssen daher in Ihre gesamte tägliche Arbeitszeit einbezogen werden.

 

Wenn Sie nach einem festen Dienstplan mit gleichbleibenden Anfangs- und Endzeiten arbeiten, kann es ausreichen, lediglich Abweichungen von diesen Zeiten zu erfassen.

 

Pausenzeiten müssen nicht erfasst werden, da sie nicht als Arbeitszeit gelten. Dasselbe gilt für Urlaub, Abwesenheiten, Feiertage und Ähnliches, da diese über andere Verfahren registriert werden.

 

Was zählt als Arbeitszeit?

Grundsätzlich unterscheidet das Gesetz zwischen Arbeitszeit und Freizeit. Die Zeit, in der Sie Ihrem Arbeitgeber zur Verfügung stehen und Ihre Arbeitsaufgaben erledigen, muss erfasst werden und gilt als Arbeitszeit.

 

Wenn Sie beispielsweise im Homeoffice arbeiten, zu Kunden oder Einsatzorten fahren, an einer Schulung teilnehmen oder Bereitschaftsdienst haben und dabei physisch am Arbeitsplatz anwesend sein müssen, ist auch diese Zeit als Arbeitszeit zu erfassen.

 

Sie können sich daher folgende Frage stellen: „Bin ich in diesem Moment verpflichtet, meinem Arbeitgeber zur Verfügung zu stehen und Aufgaben für das Unternehmen zu erledigen, anstatt frei über meine eigene Zeit verfügen zu können?“

 

Wenn die Antwort ja lautet, muss die Zeit als Arbeitszeit erfasst werden.

 

Gibt es Ausnahmen von der Zeiterfassung?

Grundsätzlich gilt die Pflicht zur Zeiterfassung für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Sie können jedoch von der Zeiterfassung ausgenommen sein, wenn für Sie eine andere Art von Beschäftigungsverhältnis gilt. Dies kann beispielsweise selbstbestimmte Beschäftigte, Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer sowie Selbstständige betreffen.

 

Bei selbstbestimmten Beschäftigten muss diese Einstufung ausdrücklich im Arbeitsvertrag festgehalten sein. Diese Personengruppen können von der Zeiterfassung ausgenommen werden, da sie ihre Arbeitszeit weitgehend selbstständig planen können und ihre Arbeitsstunden deshalb nur schwer erfasst oder im Voraus festgelegt werden können.

 

Wie gelten die Vorschriften zur Zeiterfassung für selbstbestimmte Beschäftigte?

Für selbstbestimmte Beschäftigte gelten die üblichen Arbeitszeitvorschriften größtenteils nicht. Dazu gehören beispielsweise die 11-Stunden-Regel, die Pausenregelungen und die maximale durchschnittliche Wochenarbeitszeit von 48 Stunden.

 

Wie oben erwähnt, müssen die Ausnahmen von den Arbeitszeitvorschriften immer im Arbeitsvertrag festgehalten sein, bevor Beschäftigte als selbstbestimmt eingestuft werden können.

 

Nach EU-Recht muss die Dauer der Arbeitszeit entweder insgesamt nicht bemessen oder im Voraus festgelegt werden können, oder von den Beschäftigten vollständig selbst festgelegt werden können. Wenn Sie zu dieser Beschäftigtengruppe gehören, gelten die Vorschriften zur Zeiterfassung nicht für Sie.

 

Wie oft muss ich meine Arbeitszeit erfassen?

Die EU-Vorschriften zur Zeiterfassung enthalten keine Bestimmungen darüber, wie häufig einzelne Beschäftigte ihre Arbeitszeit erfassen müssen. Dies liegt daher im Ermessen des jeweiligen Unternehmens.

Einige Beschäftigte stempeln täglich ein und aus, während andere ihre Arbeitszeit einmal pro Woche nachtragen. Wenn Ihre Arbeitszeiten variieren, kann es am einfachsten sein, die Arbeitszeit täglich zu erfassen. Für Angestellte mit festen Arbeitszeiten kann eine wöchentliche Erfassung der täglichen Arbeitszeit praktischer sein.

 

Sprechen Sie mit Ihrem Arbeitgeber darüber, wie Ihre Arbeitszeit erfasst werden soll. Letztlich ist entscheidend, dass Sie nachweisen können, dass alle Arbeitszeitvorschriften eingehalten wurden und Sie die korrekte Vergütung erhalten.

 

Wie lange muss der Arbeitgeber die Daten zur Zeiterfassung aufbewahren?

Als Arbeitgeber sind Sie gesetzlich verpflichtet, die Daten zur Zeiterfassung Ihrer Mitarbeitenden fünf Jahre lang zuzüglich des jeweiligen Bezugszeitraums aufzubewahren. Dies gilt auch dann, wenn die betreffende Person nicht mehr im Unternehmen beschäftigt ist.

 

Diese Vorschrift soll es dem Arbeitgeber ermöglichen, gegenüber der dänischen Arbeitsschutzbehörde nachzuweisen, dass das Unternehmen die Arbeitszeitvorschriften einhält. Gleichzeitig sorgt sie für Transparenz und eine nachvollziehbare Dokumentation, sodass keine Unstimmigkeiten zwischen der tatsächlich geleisteten und der erfassten Arbeitszeit entstehen.

 

Darüber hinaus müssen Mitarbeitende während des gesamten Beschäftigungszeitraums auf die Daten zu ihrer eigenen Arbeitszeit zugreifen können.

 

Was muss ich bei unterbrochener Arbeitszeit tun?

Wenn Sie an einem Tag mehrmals für dasselbe Unternehmen arbeiten, muss die gesamte tägliche Arbeitszeit erfasst werden. Sie müssen also nicht zwingend die jeweiligen Anfangs- und Endzeiten angeben, sondern lediglich die Gesamtarbeitszeit des betreffenden Tages.

 

Einige Arbeitgeber verlangen jedoch, dass die Anfangs- und Endzeiten erfasst werden. In diesem Fall stempeln Sie einfach ein und aus, sobald Sie Ihrem Arbeitgeber zur Verfügung stehen beziehungsweise nicht mehr zur Verfügung stehen.

 

Es ist wichtig, dass Sie die 11-Stunden-Regel weiterhin einhalten, wenn Sie beispielsweise abends weiterarbeiten und am nächsten Morgen erneut zur Arbeit erscheinen müssen.

 

Was geschieht, wenn die Arbeitszeit nicht erfasst wird?

Wenn Ihr Arbeitgeber kein System einführt, das Ihnen die Erfassung Ihrer Arbeitszeit ermöglicht, können dem Unternehmen Sanktionen drohen. Es gibt jedoch keine ausdrückliche gesetzliche Bestimmung, nach der allein wegen einer fehlenden Zeiterfassung zwingend Sanktionen verhängt werden müssen. Das Unternehmen kann dennoch Sanktionen riskieren, wenn die Arbeitszeitvorschriften aufgrund einer unzureichenden Zeiterfassung nicht ordnungsgemäß eingehalten werden.

 

Es mag widersprüchlich erscheinen, dass es ein Gesetz ohne konkrete Geldstrafe bei einem Verstoß gibt. Ziel ist es jedoch, Beschäftigte durch eine Umkehr der Beweislast zu schützen, falls es zu einer Streitigkeit über die Arbeitszeit kommt. Das bedeutet, dass ein Gericht den Angaben der beschäftigten Person folgen kann, wenn das Unternehmen keine dokumentierte Zeiterfassung vorlegen kann.

 

Welche Lösungen für die Zeiterfassung gibt es?

Es gibt zahlreiche internationale Softwarelösungen für die Zeiterfassung. Die Arbeitszeit kann aber auch mit einem so einfachen Werkzeug wie Excel erfasst werden. Daher ist es wichtig, zunächst zu ermitteln, welche Anforderungen für Ihr Unternehmen bei der Zeiterfassung entscheidend sind.

 

Die Zeiterfassung kann weit mehr leisten, als lediglich die täglichen Arbeitszeiten der Mitarbeitenden zu dokumentieren. Sie ist Bestandteil Ihres gesamten Instrumentariums für das Workforce Management und umfasst unter anderem die Verwaltung von Arbeitszeiten, Löhnen und Gehältern sowie Abwesenheiten und die Einsatzplanung. Mit einer cloudbasierten Lösung zur Zeiterfassung können Sie ein umfassenderes Ökosystem aus Verwaltungssystemen aufbauen und so den administrativen Aufwand reduzieren.

 

Unser System Timegrip ist ein Beispiel dafür. Über unsere offene API können wir Integrationen mit Ihrem Lohn- und Gehaltssystem einrichten, sodass die Abrechnung reibungslos abläuft. Gleichzeitig hilft die Software für die Einsatzplanung dabei, die Tarifverträge und Arbeitszeitvorschriften für Ihre Mitarbeitenden einzuhalten. Über unsere mobile App können die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit zudem ganz einfach erfassen.

 

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