2. Oktober 2025
Oberberg Kliniken halbieren ihren Personalplanungsaufwand
Die Oberberg Kliniken sind der führende Qualitätsverbund privater Fachkliniken im Bereich Psychiatrie, Psychosomatik und Psychotherapie im deutschsprachigen Raum. Durch den Einsatz von 4PLAN konnte das Unternehmen seine Personalplanungsprozesse modernisieren und die Datenqualität signifikant steigern.
Über Oberberg Kliniken
Die Oberberg Kliniken bieten an verschiedenen Standorten in Deutschland offene, individuelle und intensive Therapiesettings für Kinder, Jugendliche und Erwachsene. Mit rund 1.600 Mitarbeitenden verbindet der Verbund moderne psychotherapeutische Versorgung mit evaluierten Verfahren und gehobenem Ambiente.
„Mit der Einführung von 4PLAN haben wir Prozesse effizienter gestalten können. Die Datenqualität und die Bereitstellung von Personaldaten konnte erheblich verbessert werden. Das Tool ist heute nicht mehr wegzudenken aus unserem betrieblichen Alltag.“
- Jutta Heitchen-Pabst, Personalcontrollerin
Kundenprofil
Branche: Gesundheit
Standort: Deutschland
Mitarbeiter: ca. 1.600
Herausforderungen bei wachsender Unternehmensgröße
Mit dem starken Wachstum der Oberberg Kliniken stieß die bisherige Excel-basierte Personalplanung an ihre Grenzen. Die Folge: hoher administrativer Aufwand, steigende Fehleranfälligkeit und wachsende Unzufriedenheit im Controlling-Team.
Konkret ergaben sich folgende Probleme:
- Hoher Aufwand für hochqualifizierte Fachkräfte durch manuelle Verwaltungsarbeit
- Unsichere Datenqualität in verteilten Excel-Listen
- Fehlende Transparenz für präzise Personalentscheidungen
- Bedarf nach einer skalierbaren, datenbankbasierten Lösung
Einführung einer skalierbaren Lösung mit 4PLAN
Nach eingehender Analyse fiel die Entscheidung auf 4PLAN – ein System, das sowohl technische als auch fachliche Anforderungen der Oberberg Kliniken erfüllt.
Zentrale Funktionalitäten:
- Import von Ist-Daten aus dem Lohnabrechnungssystem (CSV / Schnittstelle)
- Unterstützung individueller Anforderungen wie Kostenverrechnung, Bonusplanung, Umlagen
- Selbst konfigurierbare Dashboards
- Eigenständige Administration durch das Controlling-Team
- Planstellenverwaltung, Simulationen, gruppenweite Auswertungen
- Abbildung tariflicher Logiken und Auswertungen über definierte / alle Kliniken
Die Implementierung erfolgte in enger Zusammenarbeit mit S4U, beginnend mit gemeinsamen Anforderungs-Workshops. Rückblickend wurde angemerkt, dass Dashboards erst spät eingeführt wurden – ein Punkt, der inzwischen durch Standards gelöst ist.
50 % weniger Aufwand – bessere Daten, klarere Prozesse
Durch den Einsatz von 4PLAN konnten die Oberberg Kliniken den Zeitaufwand für die Personalplanung um die Hälfte senken – bei gleichzeitig verbesserter Datenqualität.
Erreichte Verbesserungen im Überblick:
- 50 % Zeit- und Kosteneinsparung im Planungsprozess
- Signifikant bessere Datenqualität und Auswertungsgeschwindigkeit
- Schnellere Ad-hoc-Analysen und Standardberichte
- Klarere Aufgabentrennung zwischen Personalcontrolling und Controlling
- Höhere Zufriedenheit der Mitarbeitenden durch Wegfall repetitiver Tätigkeiten
- Optimierte Prozesse wie z. B. bei der Entgeltfreigabe
Die Einführung von 4PLAN bildet die Basis für weitere Digitalisierungsschritte im HR-Bereich
Folgende Punkte stehen auf der Roadmap:
- Integration der Stellenplanung
- Erweiterung der Genehmigungsworkflows (mehrstufige Freigaben)
- Leistungsverbesserung der Anwendung
- Historisierung von Eingaben zur Steigerung der Auditfähigkeit
