Unser Ansatz für KI-Funktionen
KI erlebt derzeit ein starkes Wachstum und beeinflusst zahlreiche Branchen und Arbeitsprozesse. Dadurch verändert sich auch die Art und Weise, wie wir Human Capital und Workforce Management betrachten. Wir verfolgen diese Entwicklung aufmerksam, stehen im engen Dialog mit dem Markt und arbeiten kontinuierlich daran, unsere Produkte in die bestmögliche Richtung weiterzuentwickeln, damit wir unseren Kunden die besten Lösungen im Bereich Workforce Management anbieten können. Auf dieser Seite werden wir fortlaufend unsere Gedanken, Ideen, Roadmaps und Perspektiven zu KI im Bereich WFM aktualisieren.
Wenn Sie mehr erfahren möchten oder konkrete Ideen bzw. Anforderungen haben, können Sie uns jederzeit kontaktieren.
Was können unsere KI-Funktionen?
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Mit der KI-Chatfunktion können Mitarbeitende Fragen stellen wie: Mit wem arbeite ich heute zusammen? Wie viele Stunden habe ich in dieser Lohnperiode gearbeitet? Welche Regeln gelten für die Ausführung dieser Arbeitsaufgabe? Bis wann muss ich spätestens Urlaub beantragen? Außerdem können sie viele weitere Informationen abrufen, die in Ihrem Mitarbeiterhandbuch oder in anderen hochgeladenen relevanten Dokumenten enthalten sind.
Gleichzeitig können Ihre Mitarbeitenden Urlaubs- und Abwesenheitsanfragen direkt im KI-Chat erstellen, die automatisch zur Genehmigung an die zuständige Führungskraft weitergeleitet werden.
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KI ist gekommen, um zu bleiben – und sie wird auch Ihre Einsatzplanung unterstützen. Wir sind überzeugt, dass KI-Funktionen einen erheblichen Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen können, wenn sie sinnvoll in die richtigen Arbeitsprozesse integriert werden.
Deshalb arbeiten wir kontinuierlich daran, ein wachsendes Portfolio an KI-Funktionen zu entwickeln, die sich mit Ihrer Einsatzplanung verbinden lassen, wenn Sie sich für Timegrip als Softwareanbieter entscheiden.
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Wir arbeiten kontinuierlich daran, leistungsfähige KI-Funktionen zu entwickeln. In naher Zukunft erwarten wir, dass diese weitreichende Möglichkeiten bieten und den Entwicklungen entsprechen werden, die wir derzeit als zentrale Trends beobachten.
Intent-based UI
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Anstatt dass Nutzer sich durch Buttons, Menüs und einzelne Schritte navigieren müssen, können sie bei diesem Ansatz ihre Absicht in natürlicher Sprache formulieren und das System übernimmt den Rest. Damit entsteht ein drittes Paradigma für Benutzeroberflächen, das durch moderne KI-Modelle möglich geworden ist: Der Nutzer beschreibt das gewünschte Ziel, und das System ermittelt selbstständig den effizientesten Weg, dieses zu erreichen.
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Technisch erfordert eine intentionsbasierte Benutzeroberfläche mehr als nur eine einfache Chatfunktion. Das System muss die Absicht des Nutzers durch die Analyse natürlicher Sprache interpretieren, den Kontext der jeweiligen Arbeitsaufgabe verstehen und diese in konkrete Aktionen innerhalb des Datenmodells und der Regelengine des Produkts umsetzen.
Letztlich geht es darum, eine Brücke zwischen Ihrer Intention und der Logik des Systems zu schlagen – sodass Komplexität reduziert wird und Sie schnelle sowie präzise Ergebnisse erhalten.
Intelligente Einsatzplanung mit KI
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Wir beobachten im Bereich der Einsatzplanung eine Entwicklung dahin, dass KI künftig automatisch optimale Dienstpläne vorschlagen kann. Dies ist beispielsweise besonders wichtig, wenn ein Mitarbeitender plötzlich krank wird oder kurzfristig verhindert ist. In solchen Fällen kann die KI-Funktion eine angepasste Einsatzplanung vorschlagen, sodass Budgets eingehalten und gleichzeitig eine optimale Personalbesetzung sichergestellt wird.
Daher müssen KI-Funktionen in der Einsatzplanung auch Kosten, Compliance-Vorgaben und Mitarbeiterpräferenzen berücksichtigen. Das schafft große Vorteile für Unternehmen, die ihre Einsatzplanung über Ländergrenzen hinweg oder im Rahmen mehrerer Tarifverträge organisieren. Auf diese Weise erreichen Sie eine optimale Einsatzplanung – sowohl im Hinblick auf Budgetziele und Mitarbeiterzufriedenheit als auch auf Compliance und die täglichen operativen Herausforderungen.
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Die Technologie wird in der Lage sein, große Datenmengen zu analysieren und Muster zu erkennen, deren manuelle Auswertung erheblich mehr Zeit in Anspruch nehmen würde. Zudem sehen wir großes Potenzial darin, verschiedene Szenarien zu simulieren und die Auswirkungen geplanter Änderungen sichtbar zu machen, bevor diese tatsächlich umgesetzt werden.
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Bei Timegrip arbeiten wir derzeit an einer API für die Einsatzplanung, die den kosteneffizientesten Dienstplan berechnen kann. Grundlage dafür sind prognostizierte Nachfrage, Mitarbeiterdaten sowie Ihre geltenden Regeln und Vorgaben.
Prognosebasierte Einsatzplanung
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Viele Unternehmen passen ihre Personalbesetzung erst an, wenn der Druck bereits entsteht. Überstunden werden vorübergehend akzeptiert, und die Konsequenzen werden erst im Nachhinein analysiert. Mit Zugang zu historischen Planungsdaten sehen wir ein wachsendes Potenzial, die Einsatzplanung mithilfe von KI deutlich proaktiver zu gestalten.
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Durch die Implementierung einer KI-Funktion für prognosebasierte Einsatzplanung vermeiden Sie eine Unterbesetzung Ihres Personals. Dadurch stellen Sie sicher, dass Sie weiterhin einen hohen Kundenservice bieten und gleichzeitig gute Arbeitsbedingungen für Ihre Mitarbeitenden gewährleisten können. Gleichzeitig ermöglichen KI-Prognosen eine bessere Kontrolle über Überstunden und helfen dabei, die Personalkosten für Mehrarbeit zu reduzieren. Wir gehen davon aus, dass solche prognosebasierten Dienstpläne künftig möglich werden, da die KI-Funktion auf historische Daten zugreifen kann, die als Grundlage für Prognosen Ihres Personalbedarfs dienen.
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Wir entwickeln derzeit eine API für prognosebasierte Einsatzplanung, die Daten über Ihre erwartete zukünftige Nachfrage innerhalb einer organisatorischen Einheit generieren kann – einschließlich Prognosen für Kennzahlen wie beispielsweise Umsatz. Mit dieser Funktion erhalten Sie eine fundiertere Grundlage, um den Bedarf an bestimmten Rollen und Funktionen sowie Ihr Kapazitätsniveau frühzeitig zu planen.
KI-Assistent für Führungskräfte
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Wir sind überzeugt, dass diese Form der KI-Nutzung künftig auch Teil der Einsatzplanung sein wird und dadurch eine deutlich transparentere Steuerung ermöglicht, bei der Sie als Führungskraft jederzeit den vollständigen Überblick behalten. Wir erwarten daher, dass künftig vermehrt dialogbasierte Benutzeroberflächen zum Einsatz kommen. Genau darin liegt der zentrale Mehrwert der Entwicklung von Intent-based UI.
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Die Führungskraft kann dem System direkt Fragen stellen und erklärende Antworten erhalten. Dabei kann es beispielsweise um Antworten und Ergebnisse zu folgenden Fragen gehen:
- „Warum sind die Personalkosten diese Woche so hoch?“
- „Erstelle einen Dienstplan für die nächsten zwei Wochen auf Basis der prognostizierten Nachfrage.“
- „Welche Mitarbeitenden laufen Gefahr, gegen Überstundenregelungen zu verstoßen?“
Mit Zugriff auf relevante Unternehmensdaten kann ein solcher KI-Assistent vollständige Transparenz über Ihre Möglichkeiten schaffen, die Einsatzplanung zu optimieren und Budgets im Blick zu behalten. Gleichzeitig erwarten wir eine deutliche Reduzierung des Risikos von Sanktionen oder Bußgeldern aufgrund von Verstößen gegen arbeitsrechtliche Vorschriften.
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Wir arbeiten daran, eine KI-Chatfunktion bereitzustellen, die als Assistent für Führungskräfte fungiert. Dies soll über eine Intent-based UI erfolgen, bei der das System die Absicht der Führungskraft interpretiert und daraus konkrete Lösungen ableitet.
KI für Mitarbeiter-Self-Service
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Für Mitarbeitende kann es schwierig sein, den vollständigen Überblick über die Regeln und Richtlinien des Unternehmens zu behalten. Hinzu kommen spezifische Tarifbestimmungen, Urlaubsregelungen, Ankündigungsfristen, Rechte und vieles mehr. Diese Regeln ändern sich kontinuierlich, weshalb wir ein klares Potenzial darin sehen, dass Mitarbeitende über KI-basierte Assistenten schnell Antworten erhalten können, die auf den eigenen Unternehmensdokumenten basieren.
Das betrifft beispielsweise Fragen zu Unternehmensrichtlinien, Urlaubsregelungen oder zur eigenen Gehaltsabrechnung. Gleichzeitig gibt es auf jeder Schicht eine Vielzahl unterschiedlicher Mitarbeitertypen und erforderlicher Kompetenzen, wodurch es schwierig sein kann zu erkennen, mit wem ein Schichttausch überhaupt möglich ist.
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Über eine Intent-based UI kann ein Mitarbeitender beispielsweise Antworten auf Fragen erhalten wie:
„Ich habe Tickets für das Fußballspiel am Sonntag, habe aber an diesem Tag eine Schicht. Was kann ich tun?“Wir sehen daher große Vorteile darin, KI-Assistenten für den Schichttausch zu integrieren, die transparent aufzeigen und konkrete Beispiele dafür geben, mit welchen Mitarbeitenden ein Schichttausch möglich ist.
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Auf Mitarbeiterebene ist der nächste Schritt in unserer KI-Entwicklung die Chatfunktion in der Mitarbeiter-App. Wir arbeiten daran, eine KI-Chatfunktion bereitzustellen, über die Mitarbeitende Antworten auf Fragen zu ihrem Dienstplan erhalten, Abwesenheiten anlegen sowie Unterstützung zu Unternehmensrichtlinien und Arbeitsprozessen bekommen können.
Möglichkeiten der KI-gestützten Einsatzplanung
Wir gehen nicht davon aus, dass menschliche Entscheidungen ersetzt werden. Vielmehr werden sie durch bessere Informationen unterstützt – während gleichzeitig der Zeitaufwand für administrative Aufgaben reduziert wird.
Für uns bedeutet KI in der Einsatzplanung nicht Automatisierung um der Automatisierung willen. Es geht darum, Komplexität zu reduzieren, Transparenz zu schaffen und die Qualität der Entscheidungen zu verbessern, die jeden Tag getroffen werden. So können wir weiterhin die besten Lösungen im Bereich Workforce Management anbieten – mit den neuesten technologischen Möglichkeiten.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie wir mit KI arbeiten, oder konkrete Ideen und Anforderungen haben, können Sie uns jederzeit kontaktieren.
Wir setzen uns für bessere Arbeitstage ein
