Maxi Zoo spart jährlich über 300 Arbeitsstunden mit Timegrip und MinRefusion
„Pro Monat spare ich rund 25 Stunden allein bei der Beantragung von Erstattungen. Timegrip hat den Alltag deutlich erleichtert. Dadurch bleibt mehr Zeit für andere Aufgaben.“
So beschreibt es Nanna Brink, Payroll-Spezialistin bei Maxi Zoo. Mit rund 800 Mitarbeitenden in Dänemark – sowohl Stunden- als auch Monats-Zeitarbeitskräften, Tarifangestellten und Angestellten ohne Tarifbindung – trägt sie die umfassende Verantwortung für die Gehaltsabrechnung und die Erstattungsanträge.
Maxi Zoo, Anbieter von Futter und Zubehör für Haustiere, nutzt Timegrip seit mehr als 11 Jahren für Einsatzplangestaltung und Zeiterfassung. Vor allem Filialleiterinnen und Filialleiter sowie Mitarbeitende setzen die Softwarelösung täglich ein, um Schichten zu planen, Arbeitszeiten zu erfassen und Urlaubs- oder Freizeitwünsche einzureichen.
Für Nanna und das HR-Team sind es jedoch nicht nur die Möglichkeiten der Schichtplanung und die präzise Erfassung der Arbeitszeiten, die die Arbeit erleichtern. Vor allem die Integration von Timegrip und MinRefusion hat im vergangenen Jahr die Behandlung von Erstattungen grundlegend verändert.
Eine maßgeschneiderte Lösung für eine komplexe Realität
Im Mai 2024 wurde die Integration von Timegrip und MinRefusion bei Maxi Zoo in Betrieb genommen. Laut Nanna war dies nicht nur eine schnelle Implementierung, sondern auch eine Lösung, die punktgenau ihren Anforderungen entsprach:
„Wir suchten nach einer besseren Lösung als der bisherigen. MinRefusion wurde in einem ERFA-Meeting erwähnt, und von da an ging alles sehr schnell. Ich glaube, wir waren innerhalb von 14 Tagen startklar. Das war wirklich effizient.“
In einem Unternehmen von der Größe Maxi Zoos gehören Mitarbeiterausfälle durch Krankheit oder Elternzeit zum Alltag. Früher wurden Erstattungen manuell erfasst und bearbeitet – eine zeitintensive Aufgabe mit hohem Fehlerrisiko, insbesondere bei Neueinstellungen oder Auszubildenden.
Dank der Integration werden Abwesenheitsdaten nun automatisch via API aus Timegrip übernommen. MinRefusion übernimmt die gesamte Abwicklung – von der Berechnung über die Antragstellung bis hin zur Dokumentation. Das bedeutet nicht nur weniger manuelle Arbeit, sondern auch mehr Sicherheit und Genauigkeit bei den Erstattungsfällen.
Von verlässlicher Zeiterfassung zu korrekten Erstattungen
Trotz zahlreicher automatisierter Prozesse erlebt Maxi Zoo die Zusammenarbeit weiterhin als persönlich und zuverlässig:
„Besonders schätze ich, dass MinRefusion nachfragt, wenn Unklarheiten bestehen. Das schafft Vertrauen. Und wenn wir Änderungen wünschten – wie etwa die Integration von Abteilungsnummern und Lohnarten in Berichte – wurde das schnell umgesetzt. Das ist eine wirklich funktionierende Zusammenarbeit.“
Daten fließen reibungslos und sicher von Timegrip zu MinRefusion, ohne dass die Lohnabteilung sich darum kümmern muss. Wird die Abwesenheit korrekt in Timegrip registriert, erledigt MinRefusion den Rest. Mit verlässlichen Daten aus Timegrip und der automatischen Weiterleitung an MinRefusion entfallen manuelle Kontrollen, während die Buchhaltung gleichzeitig die notwendigen Unterlagen für die Finanzbuchhaltung erhält.
Spürbare Ergebnisse – in Zeit und Kosten
Die Effekte der Integration sind deutlich messbar. Innerhalb nur eines Jahres hat MinRefusion 464 Fälle bearbeitet und für die Mitarbeitenden von Maxi Zoo – vor allem bei Krankheit und Elternzeit – über 4,1 Millionen DKK an Erstattungen gesichert.
„Pro Monat spare ich rund 25 Stunden allein bei der Erstattungsbeantragung. Das hat den Alltag klar erleichtert und Zeit für andere Aufgaben freigemacht.“
Die Bearbeitung von Erstattungen ist nicht nur reduziert, sondern in vielen Fällen komplett entfallen. Aufgaben, die zuvor eine erhebliche Belastung für die Payroll-Spezialistin darstellten, sind nun ausgelagert und automatisiert. Dadurch konnte das HR-Team zusätzliche Tätigkeiten intern übernehmen, die zuvor extern oder verteilt bearbeitet werden mussten.
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Von Einsatzplan und Zeiterfassung bis zur Erstattung – ein nahtloser Ablauf
Timegrip erleichtert die Organisation von Einsatzplänen und Zeiterfassung erheblich. Mitarbeitende können ihre Einsatzpläne jederzeit einsehen und sich per App ein- und ausstempeln, während Filialleitungen Einsatzpläne im Einklang mit Arbeitszeitgesetzen und Tarifverträgen erstellen.
Tritt ein Ausfall ein, wird dieser direkt in Timegrip registriert und automatisch an MinRefusion weitergeleitet. HR- und Payroll-Teams haben in Echtzeit Einblick und können präzise Berichte abrufen, wodurch Abwesenheiten frühzeitig erkannt und Erstattungen korrekt sichergestellt werden.
Die Integration bewirkt, dass Abwesenheitsdaten direkt aus Timegrip übernommen werden. MinRefusion meldet die Abwesenheiten an NemRefusion, sobald die Voraussetzungen erfüllt sind, und die Erstattung wird im Anschluss ausgezahlt.
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Eine zukunftssichere Partnerschaft
Die Zusammenarbeit von Timegrip und MinRefusion hat Maxi Zoo eine stabile Grundlage für aktuelle und zukünftige Anforderungen geschaffen. Mit benutzerfreundlichen Systemen und einem flexiblen Ansatz beider Anbieter fühlt sich Nanna Brink bestens aufgehoben:
„Alle Beteiligten haben ihre Zusagen eingehalten. Unsere Erwartungen waren hoch – und sie wurden erfüllt. Ich bin positiv überrascht, wie wenig ich mich einbringen muss. Es läuft einfach.“
In einem hektischen Arbeitsalltag, in dem Zeit ein knappes Gut ist, ermöglichen Timegrip und MinRefusion es Maxi Zoo, intelligenter, schneller und sicherer zu arbeiten – zum Vorteil von Mitarbeitenden, Filialleitungen und der Lohnbuchhaltung.
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